第7章リストラ面談の記録の残し方｜メモ・録音・メールの保存方法

なぜ記録が要るのか

退職勧奨やリストラの場面では、後から「言った・言わない」が争いになりがちです。会社側は面談の記録を残していることが多い一方、社員側は何も残していないことがよくあります。記録は、次のような場面で自分の説明を支えます。

• 失業給付の離職理由：会社が離職票に書いた理由と自分の認識が違うとき、ハローワークで異議を申し立てられます。その際、勧奨を受けた経緯を示す材料になります（第11章）。
• 条件の交渉：面談で示された条件や約束を、後で確かめるときに使えます（第9章）。
• 労働局の「あっせん」：都道府県労働局の紛争調整委員会が間に入り、話し合いでの解決を手伝う制度です。無料で、非公開です。労働者・会社のどちらからでも申し込めます。
• 労働審判：地方裁判所で、裁判官1人と労働関係の専門家2人が、原則3回以内の期日で審理する手続きです。結果に異議が出れば訴訟に移ります。

なお、労働局の相談・助言・あっせんを利用したことを理由に、会社が不利益な扱いをすることは法律で禁じられています。

何を記録するか

面談ごとに

• 日時（開始と終了）、場所
• 同席者の名前と役職
• 会社側が言ったこと（できるだけ言葉どおりに）
• 自分が答えたこと
• 示された条件（割増退職金、退職日、有休の扱い、再就職支援）と回答の期限
• 渡された書面の名前と枚数

面談以外で

• 配置転換・仕事の取り上げ・評価の変更があった日と内容
• 会社からのメール、社内チャット、配布資料（自分宛てのもの）
• 体調の変化、通院した日（心身の不調が出た場合）
• 相談した先（労働局、弁護士など）と日付、受けた説明

どう残すか

手書きメモ・ノート

面談の直後に、時系列で書きます。日付を入れ、後から書き足した部分は分かるようにします（色を変える、「追記」と書くなど）。ページを破らないノート1冊にまとめると、順番が崩れにくくなります。

自分宛てのメール

面談の要点を、その日のうちに自分の私用メールアドレスに送る方法もあります。送信日時が残るため、いつ書いたかを示しやすくなります。

録音

面談を録音する人もいます。相手に断らない録音（いわゆる秘密録音）でも、民事の手続きで証拠として扱われることは多い、と解説されています。ただし、録音の仕方がひどく不当な場合は扱いが変わりうるとされ、職場の規則で録音が禁止されている場合の扱いも含めて、判断は個別の事情によります。録音するかどうか迷う場合は、弁護士に確かめてください。録音した場合も、日時と相手を書いたメモを別に残します。

書面・メールの保存

受け取った書面は、原本を保管し、写真やスキャンでも残します。メールは会社のシステムが使えなくなる前に、自分宛ての書面・メールに限って内容を控えておきます。

やってはいけない記録

• 社外秘の資料を持ち出す・私物にコピーする：就業規則や秘密保持の約束に反することがあり、懲戒や損害賠償の問題になりえます（第10章）。
• 他人の個人情報を持ち出す：同僚の評価や人事情報などです。
• 記録を後から都合よく書き換える：記録全体の信用を損ないます。

保管場所

• 会社のパソコン・会社のクラウドには置かない（退職や異動でアクセスできなくなる）
• 自宅に原本、私用のクラウドなどに写し、の2か所に分ける
• 家族に保管場所を伝えておく

相談先

• 総合労働相談コーナー（相談・助言・あっせん。無料）
• 法テラス、弁護士（録音の扱いなど個別の判断）